Déploiement du KWP 10 – un aperçu du projet au quotidien

Dans l’administration cantonale bernoise, la numérisation croissante a conduit au développement du programme work@BE, qui permet, grâce à des postes de travail standardisés, de travailler de n’importe où de manière flexible. Ces postes de travail sont équipés de solutions cloud et de Microsoft 365. Le nouveau poste de travail cantonal (KWP10) permet aux collaboratrices et collaborateurs d’accéder à leur environnement de travail depuis différents appareils et différents lieux, car les applications et les données sont hébergées de manière centralisée sur le cloud. Outre la modernisation technologique, le canton lance aussi une nouvelle gestion de la mobilité d’entreprise (EMM, pour Enterprise Mobility Management) basée sur Microsoft Intune. Le lancement des nouveaux systèmes s’accompagne de mesures globales de formation et d’assistance. Le déploiement du KWP10 est en cours et sera terminé d’ici fin 2024. Nous avons déjà évoqué les aspects techniques dans notre article Work@BE – l’administration cantonale passe au travail mobile et basé sur le cloud.

Mais comment le déploiement progresse-t-il? Quelles difficultés l’équipe de projet doit-elle surmonter? Et comment se passe la collaboration? Alain Meyenberg, chef de produit à l’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) et Sascha Meyes, chef de projet chez Bedag, nous font découvrir le déploiement au quotidien.

Les premières directions sont passées au KWP 10. Comment s’est passé le lancement et quels enseignements avez-vous pu en tirer?
Alain Meyenberg: Environ 2000 collaboratrices et collaborateurs travaillent déjà sur le nouveau poste de travail. Durant la phase pilote, nous avons rencontré quelques difficultés pour passer du poste actuel KWP 6.2 au KWP 10. Mais nous avons pu les régler rapidement, ce qui nous permet aujourd’hui d’enregistrer un bon taux de réussite, à 90%. Jusqu’à présent, tous les collaborateurs ont pu continuer à travailler après la migration et il n’y a pas eu d’interruption importante. D’un point de vue organisationnel comme technique, nous avons pu continuer à optimiser notre procédure, qu’il s’agisse des actions de formation comme les webinaires et les permanences ou des travaux de préparation, que nous avons pu rendre plus efficaces.

Sascha Meyes: Entre-temps, nous avons pu améliorer le déploiement, qui est désormais entièrement automatisé au lieu de semi-automatisé, et donc réduire en conséquence les interventions manuelles de l’équipe de déploiement et Bedag. Par ailleurs, une solution de repli est prévue pour l’utilisateur, si jamais quelque chose devait mal tourner. Ces mesures ont significativement amélioré le taux de réussite et réduit encore davantage les éventuels temps d’arrêt pour l’utilisateur final.


Quelles sont les principales difficultés du déploiement et comment les surmontez-vous au sein de l’équipe de projet?
Sascha Meyes: En raison de son envergure (plus de 11 000 utilisateurs finaux) et du passage à une nouvelle architecture informatique VDI, le projet est extrêmement complexe. C’est pourquoi, dès la planification du déploiement, nous nous sommes assurés d’identifier les problèmes critiques le plus en amont possible et de les résoudre pour tous les futurs utilisateurs. Nous pouvons ainsi éviter que les problèmes ne prennent de l’ampleur.

Alain Meyenberg: Migrer toutes les directions en l’espace d’un an est très «sportif». Les autres projets ayant une envergure et une complexité similaires tournent plutôt autour de 3 ans pour la phase de lancement. Toutes les applications métiers et groupe doivent fonctionner parfaitement sur la nouvelle technologie de poste de travail pour être transférées. De plus, nous devons passer à de nouveaux systèmes de téléphonie pour les principaux numéros. Ce changement nous place actuellement face à de grands défis. Nous avons pu en résoudre beaucoup. Notre prestataire Swisscom continue à travailler sur la stabilité du nouveau système de téléphonie dans le cadre d’une taskforce. Malheureusement, cette situation a quelque peu éclipsé la réussite technique et organisationnelle de la migration.


Outre l’OIO, les DIR/CHA/JUS, Bedag et d’autres fournisseurs, plusieurs acteurs sont impliqués dans le déploiement. Comment vous organisez-vous et comment fonctionne la collaboration?
Sascha Meyes: De mon point de vue, passer d’une organisation de projet pure à une équipe de déploiement a été décisif. Grâce au noyau dur, composé de planificateurs de déploiement et de spécialistes techniques, la coordination avec les interlocuteurs des directions est bien plus efficace.

Alain Meyenberg: Côté programme, nous travaillons en étroite collaboration aussi bien avec Bedag qu’avec les autres fournisseurs. Notre approche agile nous a beaucoup aidés. Durant la phase de lancement, nous avons réuni une équipe principale, un noyau dur, composé des différents spécialistes, des chefs de projet partiel et de la direction globale du projet. Chaque direction dispose d’un interlocuteur identifié chez nous. Nous avons aussi accès à un interlocuteur dédié au niveau des directions, ainsi qu’aux responsables de chaque site, qui nous soutiennent énormément dans les travaux de préparation. À l’approche de la migration, nous réglons les questions en suspens dans le cadre d’un échange hebdomadaire. Un très grand merci d’ailleurs pour cette formidable collaboration – qu’elle soit passée ou à venir.


Comment réagissent les collaboratrices et les collaborateurs au nouveau KWP 10? Comment les soutenez-vous durant la migration?
Alain Meyenberg: Durant les premiers jours, les réactions sont très variables. Même avec la nouvelle technologie de poste de travail et la mise à jour de l’univers Office, les modes de fonctionnement fondamentaux sont restés les mêmes. Toutefois, il arrive qu’une fonction ou un paramètre se comporte différemment. Lors de la phase d’adaptation, cela peut entraîner un surcroît de travail pour certains collaborateurs. C’est pourquoi outre l’intervention sur site, nous proposons aussi, lors des journées de migration, des webinaires en ligne et des permanences. Afin de préparer chaque modification importante, nous avons créé des formations qui peuvent être suivies en autonomie. Les actions de formation proposées suscitent beaucoup d’intérêt et sont très sollicitées.

Sascha Meyes: Bien sûr, il faut d’abord que les utilisateurs maîtrisent l’interaction entre un bureau virtuel et les nouvelles possibilités de collaboration comme O365 et Teams pour exploiter le plein potentiel du nouveau poste de travail KWP10. Mais les retours que nous avons reçus lors des points d’étape avec les responsables informatiques et les parties prenantes des directions étaient positifs.

Merci de nous avoir donné un aperçu de votre travail. Le déploiement du KWP 10 est un projet exigeant et nous vous souhaitons, ainsi qu’à toute l’équipe de projet, beaucoup de succès et de ténacité pour maîtriser les petits et grands défis à venir afin que le déploiement soit réalisé d’ici la fin de l’année comme prévu.