Rollout KWP 10 – Einblicke in den Projektalltag

Die fortschreitende Digitalisierung hat in der Berner Kantonsverwaltung zur Entwicklung des Programms work@BE geführt, mit dem standardisierte Arbeitsplätze ein flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten erlauben. Möglich wird dies durch den Einsatz von Cloud-Lösungen und Microsoft 365. Der neue Kantonale Workplace KWP 10 erlaubt den Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Arbeitsumgebung über verschiedene Geräte und Orte hinweg, da Anwendungen und Daten zentral in der Cloud gehostet werden. Neben der technologischen Modernisierung führt der Kanton auch ein neues Enterprise Mobility Management (EMM), das auf Microsoft Intune basiert, ein. Zur Einführung der neuen Systeme werden umfassende Schulungs- und Supportmassnahmen angeboten. Der Rollout des KWP10 läuft und wird bis Ende 2024 vollständig abgeschlossen sein. Über die technischen Aspekte haben wir bereits im Beitrag work@BE – für mobiles und cloudbasiertes Arbeiten in der Kantonsverwaltung berichtet.

Doch wie geht der Rollout nun voran? Welche Schwierigkeiten hat das Projektteam zu meistern? Und wie klappt die Zusammenarbeit? Alain Meyenberg, Product Manager beim Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO), und Sascha Meyes, Projektleiter seitens Bedag, geben Einblicke in den Projektalltag des Rollouts.

Die ersten Direktionen wurden auf den KWP 10 umgestellt. Wie ist der Start gelungen und welche Learnings konntet ihr ziehen?
Alain Meyenberg: Rund 2000 Mitarbeitende haben bereits den neuen Arbeitsplatz. In der Pilotphase hatten wir bei der technischen Umstellung vom heutigen KWP 6.2 auf den KWP 10 einige Herausforderungen. Diese konnten wir aber schnell bereinigen, wodurch wir mittlerweile eine gute Erfolgsquote von 90 % erzielen. Bis heute konnte nach der Umstellung jeder Mitarbeitende weiterarbeiten und es gab keine grösseren Ausfallzeiten. Sowohl organisatorisch wie auch technisch konnten wir unser Vorgehen weiter optimieren. Sei es bei den Schulungsmassnahmen wie den Webinaren und Sprechstunden oder aber bei den Vorbereitungsarbeiten, die wir unterdessen effizienter gestalten können.

Sascha Meyes: Unterdessen konnten wir den Rollout von halbautomatisch zu vollautomatisch weiterentwickeln und entsprechend die manuellen Interaktionen seitens Rollout-Team und Bedag reduzieren. Ausserdem ist ein Fallback für den Anwender gewährleistet, falls doch etwas schief geht. Diese Massnahmen haben die Erfolgsquote deutlich erhöht und mögliche Ausfallzeiten für den Endanwender weiter minimiert.

Welches sind die grössten Herausforderungen im Rollout und wie meistert ihr diese im Projektteam?
Sascha Meyes: Das Projekt ist aufgrund seiner Grösse von über 11‘000 Endnutzern und der Umstellung auf eine neue VDI-IT-Architektur äusserst komplex. Darum haben wir schon in der Rollout-Planung darauf geachtet, kritische Probleme bereits in einem frühen Stadium zu identifizieren und für alle zukünftigen Nutzer zu lösen. So können wir vermeiden, dass sich Probleme hoch skalieren.

Alain Meyenberg: Die Umstellung aller Direktionen in einem Jahr ist sehr sportlich. Andere Projekte in dieser Grössenordnung und Komplexität liegen eher bei rund 3 Jahren für die Einführungsphase. Alle Fach- und Konzernapplikationen müssen für die Umstellung auf die neue Arbeitsplatz-Technologie einwandfrei funktionieren. Zudem müssen wir für Hauptrufnummern auf neue Telefoniesysteme wechseln. Diese Umstellung bringt aktuell grosse Herausforderungen mit sich. Mittlerweile konnten wir vieles lösen. Die Stabilität des neuen Telefoniesystems wird zurzeit im Rahmen einer Taskforce seitens unserer Leistungserbringerin Swisscom weiter vorangetrieben. Dieser Umstand hat die technisch und organisatorisch erfolgreiche Umstellung leider etwas in den Schatten gestellt.

Im Rollout sind mit dem KAIO, den DIR/STA/JUS, der Bedag und weiteren Lieferanten mehrere Akteure involviert. Wie organisiert ihr euch und wie klappt die Zusammenarbeit?
Sascha Meyes: Aus meiner Sicht war der Wechsel von einer reinen Projektorganisation zu einem Rollout-Team entscheidend. Dank des Kernteams aus Rollout-Planern und technischen Spezialisten sind wir so viel effizienter in der Abstimmung mit den Ansprechpartnern auf Seite der Direktionen.

Alain Meyenberg: Seitens des Programms arbeiten wir sowohl mit der Bedag wie auch mit den anderen Lieferanten sehr eng zusammen. Unsere agile Vorgehensweise hat uns hierbei sehr geholfen. In der Einführungsphase haben wir ein Kernteam, welches sich aus den verschiedenen Spezialisten, den Teilprojektleitern und der Gesamtprojektleitung zusammensetzt. Jede Direktion hat bei uns ihren klaren Ansprechpartner. Auch wir haben seitens Direktionen eine klare Ansprechperson und ausserdem die jeweiligen Standortverantwortlichen, welche uns bei den Vorbereitungsarbeiten grosszügig unterstützen. Naht die Umstellung, werden im Rahmen eines wöchentlichen Austauschs die entsprechenden Pendenzen gemeinsam abgestimmt. An dieser Stelle ein herzliches Dankeschön für die gute Zusammenarbeit – bisher und weiterhin.

Wie sind die Reaktionen der Mitarbeitenden auf den neuen KWP 10? Wie unterstützt ihr die Mitarbeitenden in der Migration?
Alain Meyenberg: Die Reaktionen in den ersten Tagen der Umstellung sind sehr unterschiedlich. Auch mit der neuen Arbeitsplatztechnologie und der Aktualisierung der Office-Welt sind die grundlegenden Funktionsweisen gleich geblieben. Trotzdem verhält sich die eine oder andere Funktion und Einstellung manchmal etwas anders als bisher gewohnt. In der Eingewöhnungsphase kann das für einen Mitarbeitenden zu einem gewissen Mehraufwand führen. Unsererseits bieten wir darum, nebst dem Einsatz vor Ort, an den Umstellungstagen auch sogenannte Online-Webinare und Sprechstunden an. Zur Vorbereitung haben wir für jede grössere Änderung ein Schulungsangebot realisiert, welches selbstständig durchgeführt werden kann. Die angebotenen Schulungsmassnahmen stossen auf sehr grosses Interesse und werden jeweils rege besucht.

Sascha Meyes: Das Zusammenspiel eines virtuellen Desktops mit den neuen kollaborativen Möglichkeiten wie O365 und Teams muss von den Anwendern natürlich erst mal richtig etabliert werden, um das volle Potenzial des neuen modernen KWP 10 zu nutzen. Die bisherigen Feedbacks aus den regelmässigen Rollout-Checkpoints mit den IT-Service-Managern und den Stakeholdern der Direktionen waren aber positiv.

Danke, dass ihr uns Einblick in eure Arbeit gewährt habt. Der Rollout KWP 10 ist ein anspruchsvolles Projekt und wir wünschen euch und dem ganzen Projektteam weiterhin viel Erfolg und Durchhaltewillen beim Meistern der grösseren und kleineren Herausforderungen, damit der Rollout wie geplant bis Ende des Jahres umgesetzt werden kann.