Une solution unique pour l’armée: bilan du lancement du SI-OCRNA

Réduire les coûts, raccourcir les délais, améliorer la qualité et la sécurité des données et simplifier la collaboration – tels sont les avantages de la nouvelle application métier SI-OCRNA, réalisée par Bedag pour l’Office de la circulation routière et de la navigation de l’armée (OCRNA). Cette nouvelle plateforme intègre différentes fonctions, notamment l’immatriculation des véhicules et des bateaux, la gestion des autorisations de conduire, les contrôles techniques des véhicules, le traitement des demandes d’autorisations pour convois spéciaux et exceptionnels, ainsi que l’interface avec les services des automobiles civils et d’autres partenaires au sein du Groupement Défense.

En service depuis plusieurs mois, le SI-OCRNA fonctionne parfaitement et de manière extrêmement fiable. Nous avons demandé à Olivier Kuster, directeur de l’Office de la circulation routière et de la navigation de l’armée, ce qu’il a pensé du déroulement du projet et ce qu’il retient de la mise en service.

Monsieur Kuster, quelles étaient vos attentes avant le lancement du projet SI-OCRNA? Quel en était l’objectif?
L’OCRNA travaillait avec deux systèmes informatiques indépendants (un système pour l’immatriculation des véhicules et des bateaux et un autre système pour l’autorisation des personnes), qui étaient gérés par deux prestataires différents. Ces applications fonctionnaient sur une plateforme militaire, ce qui restreignait les conditions d’utilisation de manière disproportionnée et ne nous permettait pas, par exemple, de travailler avec des applications basées sur le web. D’autre part, la technologie était obsolète et coûteuse en maintenance et en gestion du changement. Il n’était pas non plus possible d’exploiter les synergies, par exemple grâce à une gestion commune des utilisateurs et des données de base.
Le projet avait donc principalement pour objectif de réunir tous nos processus d’autorisation sur une seule et même plateforme. Nous avons profité de l’occasion et retravaillé nos processus, nous les avons numérisés et automatisés afin de gagner en efficacité tout en réduisant les coûts d’exploitation. Cerise sur le gâteau: nous avons même pu intégrer au nouveau système la procédure d’autorisation pour convois spéciaux et exceptionnels.

Comment le projet SI-OCRNA ou son déroulement ont-ils été perçus au sein de l’Office de la circulation routière et de la navigation de l’armée? 
Nous avons dû libérer un collaborateur de ses tâches quotidiennes et lui confier la pleine responsabilité de l’application dans le cadre du projet. Pour un petit office comme le nôtre, qui comptait à l’époque à peine une vingtaine de collaboratrices et collaborateurs, ce fut un effort considérable en termes de ressources. Le calendrier du projet était ambitieux et prévoyait de nombreuses réunions de coordination avec différents partenaires internes et externes, qui ont tous travaillé dans un même objectif. Les collaboratrices et collaborateurs de l’office ont eux aussi été très sollicités afin de préciser nos besoins et de définir en détail les futurs processus et les flux de travail actuels. Ces réunions chronophages se sont toutes déroulées en parallèle d’une activité quotidienne exigeante. Comme déjà évoqué, nous ne sommes pas une grosse équipe, le surplus de travail généré par le projet a donc dû être réparti entre seulement quelques personnes. Nous avons fourni un effort considérable, mais le jeu en valait la chandelle. Nos collaboratrices et collaborateurs ont compris dès le début que leurs efforts et la qualité de leur travail auraient un impact direct et durable sur la qualité du produit et que personne d’autre qu’eux ne savait ce dont nous avions besoin.

Quel est l’impact du nouveau SI-OCRNA sur l’organisation et le fonctionnement de l’Office de la circulation routière et de la navigation de l’armée?
Nous sommes plus connectés que jamais lors de nos déplacements et nous travaillons avec un système qui nous permet de nous développer et de poursuivre la numérisation. À l’exception de quelques rares processus, un système basé sur le web nous permet également de travailler où que nous nous trouvions, ce qui améliore notre flexibilité en termes de continuité de l’activité.

Quel bilan tirez-vous personnellement du lancement du nouveau SI-OCRNA?
Je suis très satisfait du résultat final et du futur potentiel. Je remercie tous les partenaires participants pour leur travail, qui a permis de développer et de lancer avec succès le SI-OCRNA sans trop de retard et en respectant le budget.

Monsieur Kuster, merci pour cette interview passionnante.

La satisfaction des clients est l’un de nos principaux objectifs. Et puisqu’un projet en appelle un autre, nous sommes heureux de continuer à travailler avec l’OCRNA.
La version qui sortira au printemps 2025 proposera une nouvelle interface pour le système de gestion des transports de la confédération (TMS-Bund). Cette interface permettra au SI-OCRNA de fournir à TMS-Bund les données d’autorisation des types de véhicules et ainsi d’apporter une contribution précieuse à l’optimisation de la logistique militaire.

Un autre projet permettra d’optimiser la procédure d’octroi des autorisations de conduire aux militaires ainsi que son intégration au permis de conduire format carte de crédit (PCC), en collaboration avec l’Office fédéral des routes (OFROU) et les offices civils des automobiles. La numérisation de cette procédure fastidieuse, réalisée jusqu’à présent sur papier, va raccourcir drastiquement les délais, améliorer la qualité et réduire sensiblement les coûts. L’OCRNA pilotera le projet avec l’office des automobiles du canton de Berne et pourra ainsi profiter des services et des contacts de Bedag. Les autres offices des automobiles adopteront ensuite la nouvelle procédure de manière échelonnée. Bedag remercie l’OCRNA pour sa confiance et se réjouit de développer ensemble ces projets passionnants et de poursuivre ainsi la numérisation de l’OCRNA.

Pour en savoir plus sur le lancement de la nouvelle application métier SI-OCRNA, nous vous invitons à lire ces deux articles:
Une étape importante dans la numérisation de l’OCRNA
Expertise et performance: la digitalisation au sein de l’OCRNA